บทที่3 การพัฒนาระบบสารสนเทศ
การวางแผนระบบสารสนเทศ
1. แนวคิด จากสภาพแวดล้อมทางธุรกิจปัจจุบันได้เกิดสภาวการณ์การแข่งขันในทางธุรกิจที่รุนแรงยิ่งขึ้นธุรกิจได้นำข้อมูลและสารสนเทศ ใช้เป็นอาวุธสำคัญสำหรับการกำหนดกลยุทธ์ทางการแข่งขัน การตอบโต้กับสภาพแวดล้อมธุรกิจ ดังนั้นธุรกิจจึงจำเป็นต้องวางแผนระบบสารสนเทศซึ่งกลายเป็นส่วนประกอบที่สำคัญต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศ โดยเฉพาะการใช้วิธีพื้นฐานด้านการพัฒนาระบบ จากบนลงล่าง เพื่อกำหนดถึงระบบที่ต้องการพัฒนา
ศุภิสราพร สุธาทิพยะรัตน์ (2548, หน้า 153) ให้คำจำกัดความว่า การวางแผนระบบสารสนเทศ คือ การคาดการณ์ผลลัพธ์ของกานำระบบสารสนเทศมาใช้ ประกอบการดำเนินงานทางธุรกิจ ตลอดจนการกำหนดวิธีปฏิบัติเพื่อให้ระบบสารสนเทศที่นำมาใช้บรรลุเป้าหมายขององค์การที่ตั้งไว้ล่วงหน้า ดังนั้นผลที่ได้จากการวางแผนระบบสารสนเทศก็คือ แผนกลยุทธ์ด้านระบบสารสนเทศ ที่สอดคล้องและเป็นไปในทิศทางเดียวกันกับแผนกลยุทธ์ขององค์การนั่นเอง
2. กลยุทธ์ธุรกิจ การวางแผนระบบสารสนเทศมีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับกลยุทธ์ธุรกิจ ดังนั้นก่อนที่ทำการวางแผนระบบสารสนเทศควรมีความเข้าใจความหมายของกลยุทธ์ธุรกิจและการกำหนดกลยุทธ์ธุรกิจ มีรายละเอียดดังนี้
2.1 ความหมาย ณัฐพันธ์ เขจรนันท์และไพบูลย์ เกียรโกมล (2548, หน้า 212) ได้กล่าวว่า ในอดีตกลยุทธ์ หมายถึง ศาสตร์หรือศิลป์ที่ใช้ในการบังคับบัญชากองทัพ ต่อมามีการนำกลยุทธ์ ไปใช้ในหลากหลายแนวทาง โดยเฉพาะส่วนการดำเนินงานเชิงรุกของธุรกิจภายในข้อจำกัดของสภาพแวดล้อมภายนอกซึ่งทวีความรุนแรงทั้งจากความซับซ้อนของการดำเนินงานและการแข่งขันทางธุรกิจ โดยกลยุทธ์ทางธุรกิจสามารถแบ่งได้เป็น 3 ระดับดังนี้
2.1.1 กลยุทธ์ระดับบริษัท
2.1.2 กลยุทธ์ระดับหน่วยธุรกิจ
2.1.3 กลยุทธ์ระดับหน้าที่งาน
2.2 การกำหนดกลยุทธ์ธุรกิจ Porter (as quoted in Romney & Steinbart, 2003) ให้ความเห็นว่า ธุรกิจที่ประสบผลสำเร็จต้องมีการส่งมอบสินค้าที่มีคุณภาพ หรือสินค้าที่มีราคาต่ำหรือทั้งสองอย่างให้กับลุกค้า สรุปกลยุทธ์พื้นฐาน 2 กลยุทธ์ดังนี้
กลยุทธ์ที่ 1 ต้นทุนต่ำที่สุด คือการใช้กลยุทธ์การบริหารต้นทุนดำเนินงานของธุรกิจให้ต่ำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
กลยุทธ์ที่ 2 ความแตกต่างของผลิตภัณฑ์ คือ การใช้กลยุทธ์ด้านการสร้างจุดเด่นของสินค้าหรือบริการ ให้มีความแตกต่างจากคู่แข่งขันทางธุรกิจ นอกจากนี้ยังมีการกำหนดกลยุทธ์เพื่อวางตำแหน่งของธุรกิจ 3 วิธีดังนี้
วิธีที่ 1 กลยุทธ์แบบหลากหลาย
วิธีที่ 2 กลยุทธ์แบบสนองความต้องการ
วิธีที่ 3 กลยุทธ์แบบการเข้าถึง
3. กระบวนการวางแผน
ศุภิสราพร สุธาทิพยะรัตน์ (2548, หน้า 153) จำแนกกระบวนการวางแผนระบบสารสนเทศไดเป็น 5 ขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ถือเป็นงานแรกของการวางแผนระบบสารสนเทศ เพื่อให้ได้เป้าหมายและวัตถุประสงค์ นำมาใช้เป็นแนวทางการวางแผนในขั้นต่อไป
ขั้นตอนที่ 2 การวางแผนสิ่งแวดล้อมเป็นการค้นหาผลกระทบที่มีต่อแผนรยะยาวของการนำระบบสารสนเทศมาใช้งาน พิจารณาถึงสิ่งแวดล้อม 2ส่วนดังนี้คือ
1. สิ่งแวดล้อมภายในองค์การ พิจารณาถึงความสามารถของบุคลากรภายในองค์การในการใช้ระบบสารสนเทศเป้าหมาย ตลอดจนการจัดเตรียมค่าใช้จ่ายสำหรับการฝึกอบรม
2. สิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ พิจารณาถึงปัจจัยการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีสารสนเทศทั้งทางด้านฮาร์ดแวร์และซอฟแวร์ การเพิ่มสมรรถนะของระบบในอนาคตตลอดจนการจัดเตรียมค่าใช้จ่ายสำหรับการได้มาซึ่งเทคโนโลยีนั้นด้วย
ขั้นตอนที่ 3 การจับประเด็นกลยุทธ์ เลือกทิศทางที่องค์การจะก้าวไปในอนาคตหรือในระยะยาวเพื่อการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
ขั้นตอนที่ 4 การกำหนดนโยบาย การจัดทำแผนปฏิบัติงานในส่วนระบบสารสนเทศที่สอดคล้องกับกลยุทธ์ที่กำหนดไว้ ภายใต้แผนกลยุทธ์ระบบสารสนเทศ โดยใช้กลยุทธ์เป็นตังบ่งบอกถึงทิศทางที่ธุรกิจจะดำเนินไปเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย และใช้นโยบายเป็นแนวทางการปฏิบัติงานเพื่อให้องค์การสามารถดำเนินการด้านระบบสารสนเทศเป็นไปตามแผนกลยุทธ์
ขั้นตอนที่ 5 การกำหนดขั้นตอนการทำงาน เป็นการนำนโยบายมาแตกย่อยเป็นวิธีและขั้นตอนการปฏิบัติงาน ถูกนำมาใช้เพื่อควบคุมการทำงานของผู้ปฏิบัติงานตามขั้นตอนการวางแผน
4. การวางแผนเชิงกลยุทธ์ เพื่อนำมาใช้สำหรับสนับสนุนการดำเนินงานในเชิงรุกเพื่อสร้างความได้เปรียบเหนือคู่แข่งขัน องค์การจะต้องทำการกำหนดแผนระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ ทั้งในระยะยาวและระยะสั้น โดยมีกระบวนการที่แตกต่างจากกระบวนการวางแผนระบบสารสนเทศในข้อ 3 ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 การกำหนดภาระหน้าที่งานของสารสนเทศ
ขั้นตอนที่ 2 การประเมินสภาวะแวดล้อม
ขั้นตอนที่ 3 การกำหนดวัตถุประสงค์
ขั้นตอนที่ 4 การกำหนดแนวทางกลยุทธ์
ขั้นตอนที่ 5 การกำหนดนโยบายสารสนเทศ
ขั้นตอนที่ 6 การสร้างแผนระยะยาวและระยะสั้น
ขั้นตอนที่ 7 การดำเนินการตามแผนระยะสั้นและระยะยาวที่วางไว้
การเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ จำแนกเป็น 2 หัวข้อ คือ
1. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบัน เป็นการเกริ่นนำถึงเทคโนโลยีสารสนเทศที่นิยมนำมาใช้ในธุรกิจ มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศทั้งในด้านการติดต่อสื่อสารและการไหลเวียนผ่านระบบเครือข่าย ส่งผลให้มีการปรับโครงสร้างองค์การให้แบนราบและลดระดับชั้นของการจัดการลงเพื่อประโยชน์ด้านการติดต่อสื่อสาร มีจุดเน้นด้านการใช้ทรัพยากรมนุษย์ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด นอกจากนี้สารสนเทศที่บุคลากรได้รับจะช่วยเพิ่มศักยภาพในการทำงานของแต่ละบุคคลได้ ซึ่งองค์การนิยมำมาประยุกต์ใช้ในปัจจุบันมีดังนี้
1.1 เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ปัจจุบันมีแนวโน้มที่จะใช้ฮาร์ดแวร์ขนาดเล็กลงและมีประสิทธิภาพการใช้งานที่สูงขึ้น
1.2 เทคโนโลยีฐานข้อมูล ธุรกิจมีการใช้งานฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ในการจัดเก็บข้อมูล ในอนาคตมีแนวโน้มที่จะนำเทคโนโลยีฐานข้อมูลเชิงวัตถุและฐานข้อมูลหลายมิติมาใช้งานทางธุรกิจร่วมกับเทคโนโลยีโกดังข้อมูล และเทคโนโลยีเหมืองข้อมูล
1.3 เทคโนโลยีอีคอมแมิร์ช มักใช้ในองค์การที่เล็งเห็นความสำคัญในส่วนของการประกอบธุรกรรมทางการค้าผ่านสื่ออิเล็กทรอนิคส์ ในรูปแบบของการสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิคส์
1.4 เทคโนโลยีด้านการชำระหนี้ค่าสินค้าหรือบริการ ปัจจุบันมีความร่วมมือระหว่างธนาคารและองค์การ ห้างร้านทั่วไป เป็นต้น
1.5 เทคโนโลยีด้านความมั่นคงของระบบข้อมูล มีการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ร่วมกับระบบเครือข่ายข้อมูล จำเป็นจะต้องติดตั้งด่านกันบุกรุกซอฟแวร์ต่อต้านไวรัสหรือการจัดการรหัสผู้ใช้และรหัสผ่าน ตลอดจนมีการใช้เทคโนโลยีสแปมเพื่อช่วยในการกลั่นกรองอีเมล์ที่ไร้ประโยชน์
1.6 เทคโนโลยีการทำดิจิทัลให้เหมาะที่สุด นิยมใช้ในสำนักงานไร้กระดาษ โดยการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิคส์ที่มีความเหมาะสม เกิดรูปแบบความร่วมมือในการใช้เทคโนโลยีระหว่างองค์การ โดยเฉพาะองค์การคู่ค้าในการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิคส์นี้ร่วมกัน
1.7 เทคโนโลยีไร้สาย เป็นรูปแบบการเคลื่อนย้ายข้อมูลจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งผ่านคลื่นอากาศ
1.8 เทคโนโลยีสำนักงานเสมือน คือ การทำงานที่ไม่จำเป็นต้องใช้สำนักงาน โดยสามารถทำงานคนเดียวหรือทำงานเป็นกลุ่ม
1.9 เทคโนโลยีระบบประยุกต์ด้านการสื่อสาร ใช้ความสามารถด้านการสื่อสารแบบอิเล็กทรอนิคส์
2.แนวโน้มเทคโนโลยีสารสนเทศในอนาคต
Tunban et al. (2006, p. 27) ระบุแนวโน้มของเทคโนโลยีสารสนเทศในอนาคต ซึ่งผู้บริหารขององค์การควรคำนึงถึง เพื่อทำการคัดเลือกเทคโนโลยีสรสนเทศ ซึ่งจะนำมาใช้ร่วมกับระบบสารสนเทศที่กำลังได้รับการพัฒนาทั้งในปัจจุบันและอนาคตดังนี้
2.1 ชิป จากอัตราส่วนต้นทุนต่อผลการปฏิบัติงานของชิป เป็นปัจจัยหนึ่งที่ถูกนำมาใช้เป็นตัววัดพลังอำนาจของเครื่องคอมพิวเตอร์ถูกนำมาใช้ปฏิบัติงานแทนคนด้วยประสิทธิภาพที่เหนือกว่านับ 100 เท่า มีกฎข้อหนึ่ง เป็นที่รู้จักดีชื่อว่า กฎของมัวร์ ทำนายว่าพลังอำนาจด้านการประมวลผลของซิลิกอนชิปจะเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าในทุกๆ 18 ปี ส่งผลให้ความเร็วในการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์เพิ่มขึ้นอย่างมหาศาลเช่นเดียวกับกาลดลงของต้นทุนการประมวลผล
2.2 หน่วยเก็บ ปัจจุบันได้ปรับปรุงประสิทธิภาพของหน่วยเก็บควบคู่ไปกับความเร็วในการประมวลผลของชิป ความสามารถในการเก็บข้อมูลในปริมาณมากมีความจำเป็นต่อระบบประยุกต์ชั้นสูง มีการผลิตอุปกรณ์ใหม่ คิดค้นวิธีการใหม่ๆ เพื่อเพิ่มปริมาณความจุของหน่วยเก็บ มีการผลิตหน่วยเก็บในลักษณะของเมโมรีสติ๊ก
2.3 สภาพแวดล้อมเชิงอ็อบเจกต์ เป็นนวัตกรรมใหม่การเขียนดปรแกรมใหม่ๆ การบำรุงรักษาระบบสารสนเทศเทคโนโลยีเชิงอ็อบเจกต์ ช่วยสนับสนุนการใช้ข้อมูลร่วมกันและการนำข้อมูลกลับมาใช้ใหม่ ทั้งช่วยให้ผู้พัฒนาระบบสามารถเชื่อมต่อระบบสารสนเทศเข้าด้วยกันอย่างถาวร แทนที่การเชื่อมต่อระบบสารสนเทศอย่างชั่วคราว
2.4 เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ซ่อมบำรุงด้วยตนเอง มีการพัฒนาเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ซ่อมบำรุงด้วยตนเอง ลำดับแรก เป็นเครื่องซุปเปอร์คอมพิวเตอร์ชื่อ เอลิซา มีความสามารถในการคำนวณด้วยความเร็วสูงสุด ทั้งยังมีความสามารถซ่อมบำรุงและดำเนินงานเองโดยปราศจากการเข้าแทรกแซงของมนุษย์
2.5 คอมพิวเตอร์แบบควอนตัม เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ถูกผลิตขึ้นโดยใช้เทคโนโลยีนี้ มีความเร็วการประมวลผลที่สูงกว่าเครื่องซุปเปอร์คอมพิวเตอร์ซึ่งมีความเร็วสูงสุดหลายร้อยเท่า
2.6 นาโนเทคโนโลยี ในอนาคตอาจมีการผลิตเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ประกอบจากโมเลกุลที่มีความเร็วสูงสุด มีโครงสร้างแบบคริสตัล มีขนาดเล็กมาจนสามารถพกติดตัวได้ ใช้ไฟน้อยมาก ประกอบด้วยหน่วยเก็บความจุสูง ได้รับการป้องกันจากไวรัส คอมพิวเตอร์ กาชนและข้อบกพร่องอื่น
การได้มาซึ่งระบบสารสนเทศ
ขั้นตอนต่อไปธุรกิจควรให้ความสนใจกับการพิจารณาความได้มาซึ่งระบบสารสนเทศโดยปกติแล้วมี 3 แนวทาง
แนวทางที่ 1 การจัดซื้อซอฟแวร์เชิงพาณิชย์ จากผู้ผลิต และผู้จำหน่ายซอฟแวร์ในท้องตลาดซอฟวแวร์สำเร็จรูป
แนวทางที่ 2 การใช้บริการภายนอก มีการจัดจ้างองค์การภายนอกให้ทำการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ต้องการให้
แนวทางที่ 3 การพัฒนาระบบขึ้นใช้งานภายในองค์การเอง ผ่านการกิจกรรมด้านการพัฒนาระบบโดยมีการสร้างทีมงานพัฒนาระบบเองซึ่งรายละเอียดของ 3 แนวทางมีดังนี้
1. การจัดซื้อซอฟแวร์เชิงพาณิชย์ Hall (2004,p.7) ระบุไว้ว่า ในการจัดซื้อซอฟแวร์ธุรกิจสามารถเลือกใช้ 2 รูปแบบ
รูปแบบที่ 1 ระบบพร้อมสรรพ คือ ซอฟแวร์ที่ได้รับการพัฒนาอย่างเสร็จสิ้นสมบูรณ์และผ่านการทดสอบโปรแกรมเรียบร้อยแล้วจึงพร้อมที่จะติดตั้งใช้งานได้ทันที อาจอยู่ในรูปแบบของซอฟแวร์อเนกประสงค์หรือซอฟแวร์ธุรกิจ โดยซอฟแวร์ที่ดีจะต้องมีตัวเลือกสำหรับผู้ใช้ ที่อยู่ภายในตัวซอฟแวร์มีการยินยอมให้ผู้ใช้สั่งรับเข้า ส่งออกรวมทั้งประมวลผลข้อมูล ผ่านเมนูเลือกใช้งาน
รูปแบบที่ 2 ระบบแกนหลัก คือ ซอฟแวร์ประกอบด้วยโครงสร้างของระบบพื้นฐาน มีการวางโปรแกรมตรรกะของการประมวลผลไว้ล่วงหน้า
2. การใช้บริการภายนอก เป็นรูปแบบของการจัดจ้างองค์การภายนอกให้ทำการพัฒนาซอฟแวร์เชิงพาณิชย์ จัดอยู่ในรูปแบบสนับสนุนจากผู้ขาย คือ ซอฟแวร์เชิงพาณิชย์ที่ถูกสั่งทำขึ้น การออกแบบ การทำให้เกิดผลและการบำรุงรักษาซอฟแวร์ที่สนองตอบความต้องการของลูกค้า ทางเลือกของระบบนี้คือ งานบริการทางกฎหมายที่มีความต้องการของระบบที่ซับซ้อน ไม่จำเป็นต้องสงวนรักษาพนักงานซึ่งมีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบ
3. การพัฒนาระบบขึ้นใช้งานภายในองค์การเอง จำเป็นต้องจัดตั้งทีมงานพัฒนาระบบโดยคัดเลือกจากบุคลากรด้านสารสนเทศภายในองค์กรเองร่วมกันทำการพัฒนาระบบโดยใช้ความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ของบุคลากรในทีมงานนั้นๆ โดยการเลือกใช้ระเบียบวิธีพัฒนาระบบที่เหมาะสมกับความต้องการโดยทั่วไปนิยมใช้ 2 รูปแบบ คือ รูปแบบวัฏจักรการพัฒนาระบบและรูปแบบวิศวกรรมสารสนเทศ
การพัฒนาระบบ
คือ แนวทางหนึ่งของการได้มาซึ่งระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในองค์การถือเป็นแนวทางที่อาจใช้เงินลงทุนและช่วงเวลาในการพัฒนาระบบค่อนข้างสูง ในส่วนนี้จะกล่าวถึงหัวข้อย่อย 3 หัวข้อ คือ
1. ระเบียบวิธีพัฒนาระบบจำแนกระเบียบวิธีพื้นฐาน วิธีดังนี้
1.1 วิธีการพัฒนาโดยใช้แบบจำลองน้ำตกเป็นวิธีการที่ใช้กันอย่างแพร่หลายโดยมีรูปแบบดังนี้
1.1.1 แบบอนุรักษ์ ต้องทำขั้นตอนก่อนหน้าให้เสร็จก่อน
1.1.2 แบบตรวจทบทวน
1.1.3 แบบเหลื่อม
1.2 วิธีการพัฒนาโดยใช้ต้นแบบ คล้ายคลึงกันกับแบบจำลองน้ำตกแต่จะมีการแทรกขั้นตอนการพัฒนาต้นแบบอยู่ระหว่างขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบและออกแบบระบบ ใช้ต้นแบบนี้เป็นเครื่องมือตรวจสอบระบบที่กำลังจะพัฒนาให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้มากขึ้น
1.3 วิธีการพัฒนาระบบประยุกต์อย่างเร็ว ได้มีการค้นคิดวิธีการพัฒนาระบบประยุกต์อย่างเร็ว ภายใต้งบประมาณที่ต่ำ ใช้ทรัพยากรน้อยมีวัฏจักรการพัฒนาระบบแบบสั้นๆ และสนองตอบความต้องการใช้ของผู้ใช้เป็นอย่างดี โดยมุ่งเน้นถึงการมีส่วนร่วมของผู้ใช้ในการพัฒนาระบบ
1.4 วิธีการพัฒนาแบบยืดหยุ่น เป็นแนวโน้มหนึ่งของการพัฒนาระบบแบบยืดหยุ่นยินยอมให้มีการเปลี่ยนแปลงความต้องการขณะที่อยู่ระหว่างการดำเนินการ มีการจัดประชุมแบบเผชิญหน้ากัน ระหว่างผู้ใช้ระบบกับทีมงานพัฒนาระบบเพื่อกำหนดการเปลี่ยนแปลงและรวมกันทดสอบระบบว่าพร้อมที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้หรือไม่
1.5 วิธีการพัฒนาระบบแบบร่วมมือ เป็นกระบวนการด้านเก็บรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้ที่เน้นความร่วมมือ มีการจัดการประชุมกลุ่มที่ประกอบด้วยผู้ใช้ระบบ ผู้มีส่วนไดเสีย รวมทั้งทีมงานพัฒนาระบบร่วมกันวิเคราะห์ระบบเดิมที่มีอยู่แล้ว ซึ่งวิธีการนี้เป็นเทคนิคที่ถูกนำมาประยุกต์ใช้และยังประสบความสำเร็จเป็นอย่างดี ทั้งยังมีการใช้ระบบสนับสนุนกลุ่มเพื่อเป็นเครื่องมือหนึ่งซึ่งช่วยสร้างปฏิสัมพันธ์กลุ่ม สามารถนำมาประยุกต์ใช้ ร่วมกับ 5วิธีข้างต้น ดังนี้
วิธีที่ 1 วิธีจากล่างขึ้นบน คือ การพัฒนาระบบสารสนเทศจากเดิมที่มีอยู่ไปสู่ระบบใหม่ที่ต้องการ
วิธีที่ 2 วิธีจากบนลงล่าง คือ วิธีพัฒนาระบบที่เหมาะสมที่สุดกับการจัดการระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ พิจารณาถึงความต้องการของผู้บริหารระดับสูงเป็นหลักและไม่คำนึงถึงระบบเดิมที่มีอยู่ในปัจจุบัน
2. วัฏจักรการพัฒนาระบบ คือขั้นตอนหรือกระบวนการที่ใช้ในการพัฒนาระบบประยุกต์ใช้งานทางคอมพิวเตอร์ทั่วไปดำเนินการพัฒนาระบบที่สมบูรณ์แบบของแต่ละขั้นตอนโดยทีมงานมืออาชีพจำแนกวัฏจักรการพัฒนาระบบได้เป็น 5 ขั้นตอนดังนี้
2.1 การวางแผนระบบ ประกอบด้วยงาน 2ส่วนคือ
2.1.1 การกำหนดและเลือกโครงการเป็นการพัฒนาความเข้าใจขั้นต้นต่อสถานการณ์ทางธุรกิจ ส่งผงให้เกิดคำขอเพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศใหม่หรือการเพิ่มสมรรถนะของระบบสารสนเทศที่มีอยู่เดิม มีการกำหนดปัญหา ขอบเขตและสาเหตุของปัญหา รวมทั้งมีการศึกษาความเป็นไปได้ของระบบงานใหม่ดังนี้
1. ความเป็นไปได้ทางเทคนิค
2. ความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐกิจ
3. ความเป็นไปได้ทางด้านปฏิบัติการ
ผลที่ได้จากขั้นตอนนี้คือ การเรียงลำดับความสำคัญของระบบที่ต้องการพัฒนาโดยประเมินจากข้อสรุปและคำตอบของการศึกษาความเป็นไปได้ของระบบ และมีการพัฒนาคำขออย่างเป็นทางการสำหรับการริเริ่มสร้างโครงการ
2.1.2 การริเริ่มและการวางแผนโครงการ เพื่อแจ้งให้ทราบถึงสถานการณ์ทางธุรกิจ วิธีการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อแก้ปัญหาหรือการสร้างโอกาสใหม่ทางธุรกิจ ประกอบด้วยขั้นตอนของการพัฒนาโครงการและงบประมาณค่าใช้จ่ายของโครงการ ซึ่งอาจจะเป็นการปรับเปลี่ยนระบบงานเดิมที่มีอยู่แล้ว หรืออาจเป็นการพัฒนาระบบงานใหม่ก็ได้
2.2 การวิเคราะห์ระบบ เป็นการวิเคราะห์สถานการณ์ทางธุรกิจ การกำหนดความต้องการข้อมูลของระบบสารสนเทศนำไปสู่การกำหนดโครงสร้างของความต้องการนั้นๆ เพื่อนำมาใช้วิเคราะห์ความต้องการข้อมูลที่เป็นหัวใจสำคัญของการพัฒนาระบบ โดยวิธีการศึกษาและพัฒนาแบบจำลอง ผลลัพธ์ที่ได้จากขั้นตอนนี้ คือ การระบุถึงคุณลักษณะของฟังก์ชันการทำงานของระบบที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ ในรูปแบบแผนภาพ แบบจำลองข้อมูล รวมทั้งความเป็นไปได้ของการพัฒนาและติดตั้งใช้ระบบงาน
2.3การออกแบบระบบ เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์ระบบมาทำการออกแบบระบบใหม่ภายใต้คุณลักษณะที่ต้องการ ในขั้นนี้จะมุ่งเน้นวิธีการแก้ปัญหามากว่าระบุปัญหาที่ต้องการแก้ไขซึ่งลำดับขั้นตอนการออกแบบ มี
1. การออกแบบรายงานและจอภาพ
2. การออกแบบข้อมูลนำเข้า
3. การออกแบบผังงานระบบ
4. การออกแบบฐานข้อมูลตรรกะ
5. การสร้างต้นแบบ
ในส่วนประเภทของการออกแบบระบบ แบ่งได้เป็น 2 ประเภทดังนี้
ประเภทที่ 1 การออกแบบระบบเชิงตรรกะ
ประเภทที่ 2 การออกแบบระบบเชิงกายภาพ
2.4การทำให้เกิดผล เป็นการติดตั้งและใช้งานระบบที่พัฒนาขึ้นใหม่ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้
2.4.1 การพัฒนาโปรแกรม เป็นการสร้างฐานข้อมูลและชุดคำสั่ง หรืการเขียนโปรแกรมเพื่อสร้างระบบประยุกต์ ต้องคำนึงถึงความเหมาะสมของเทคโนโลยีที่ใช้งานอยู่ คุณสมบัติของการพัฒนาโปรแกรมที่ดี มีดังนี้
1. มีการสร้างฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างตามที่ได้ออกแบบไว้
2. มีการพัฒนาโปรแกรมจากที่ได้วิเคราะห์และออกแบบไว้
3. มีการเลือกภาษาที่เหมาะสมและพัฒนาต่อได้ง่าย
4. มีการใช้เครื่องมือเคส
5. มีการจัดทำเอกสารประกอบการพัฒนาโปรแกรม
2.4.2 การทดสอบโปรแกรม เป็นการติดตั้งใช้งานโปรแกรมภายใต้ระบบทดสอบ พร้อมทั้งทำการทดสอบโปรแกรมก่อนนำไปใช้งานว่าเป็นไปตามลักษณะที่ผู้ใช้ต้องการหรือไม่ มักมีการกำหนดข้อมูลทดสอบ เลียนแบบข้อมูลจริงของระบบภายใต้เงื่อนไขต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าโปรแกรมทำงานถูกต้อง
2.4.3 การอบรมผู้ใช้ เป็นขั้นตอนหลังจากที่การทดสอบระบบได้เสร็จสิ้นแล้ว ก่อนที่จะทำการติดตั้งใช้งานโปรแกรมในระบบจริง ต้องทำการฝึกอบรมผู้ใช้ระบบให้เกิดความมั่นใจในการใช้ระบบงานใหม่
2.4.4 การทำให้เกิดผล เป็นขั้นตอนหลังจากที่ได้ทำการทดสอบระบบและฝึกอบรมผู้ใช้ ทั้งมั่นใจได้ว่าระบบทำงานได้ตรงความต้องการของผู้ใช้ จึงดำเนินการติดตั้งระบบต่อไปโดยขั้นตอนปลีกย่อยของการทำให้เกิดผล มีดังนี้
1. ศึกษาสภาพแวดล้อมของพื้นที่ที่จะติดตั้ง
2. เตรียมอุปกรณ์ส่วนต่างๆ ให้พร้อม
3. เตรียมทีมงานผู้เชี่ยวชาญและฝ่ายสนับสุนนเทคนิค
4. ลงซอฟแวร์ต่างๆ ให้ครบถ้วน
5. ดำเนินการใช้ระบบใหม่
6. จัดเตรียมเอกสารประกอบระบบและคู่มือการใช้งาน
2.4.5 การประเมินผลระบบ หลังจากที่มีการติดตั้งระบบต้องทำการประเมินผลระบบที่ใช้ว่าระบบทำงานได้ตามเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่ นอกจากนี้ยังต้องประเมินประสิทธิภาพความเชื่อถือได้ของระบบและผลกระทบต่อองค์การ ทัศคติของผู้ใช้และผู้บริหาร ผลลัพธ์ที่ได้จากขั้นตอนนี้ คือ ชุดคำสั่งของระบบประยุกต์ซึ่งทำงานได้อย่างถูกต้อง รวมทั้งเอกสารประกอบระบบ และเอกสารของการฝึกอบรมผู้ใช้
2.5 การสนับสนุนระบบ เป็นการติดตามดูแลการปฏิบัติงาน ผลประโยชน์ที่องค์การจะได้รับจากการใช้ระบบใหม่ ซึ่งอาจพบความต้องการปรับปรุงและแก้ไขระบบหลังติดตั้งใช้งานแล้ว หรือพบปัญหาของโปรแกรมต้องรีบทำการแก้ไขให้ถูกต้อง หรือมีการเพิ่มมอดูลการทำงานในส่วนที่เคยตกลงกันก่อนหน้านี้แล้ว โดยขั้นตอนการบำรุงรักษาระบบ มีดังนี้
1. การแก้ไขโปรแกรม ต้องทำการแก้ไขทันทีที่พบข้อผิดพลาด
2. การขยายระบบโดยเพิ่มเติมมอดูลและอุปกรณ์เท่าทีจำเป็น
3. การบำรุงรักษา ทั้งด้านซอฟแวร์และฮาร์ดแวร์
3. วิศวกรรมสารสนเทศ เป็นวิธีที่มีความสอดคล้องกับการพัฒนาระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์มากกว่าการพัฒนาระบบตามขั้นตอนของวัฏจักรการพัฒนาระบบมักนำมาใช้ร่วมกับวิธีการพัฒนาระบบจากบนลงล่างที่ประกอบด้วย 4 ขั้นตอนคือ
3.1 การวางแผนกลยุทธ์สารสนเทศ คือ การกำหนดเป้าหมายของการพัฒนาระบบและกำหนดถึงปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อความสำเร็จขององค์การ มุ่งการค้นหาหน้าที่งานหลักและสารสนเทศที่ใช้ภายในองค์การ ตลอดจนความต้องการสารสเทศเพิ่มเติมเพื่อใช้สนับสนุนการสร้างโอกาสของธุรกิจ
3.2 การวิเคราะห์ส่วนของธุรกิจ ต้องศึกษาและวิเคราะห์เพื่อแยกหน้าที่รวมออกเป็นส่วน ๆ เพื่อกำหนดถึงข้อมูลกระบวนการและความสัมพันธ์ของกระบวนการและข้อมูล พร้อมทั้งกำหนดขอบงานของระบบสารสนเทศ เป็นการพัฒนาแยกทีละระบบ แต่สามารถนำมาใช้งานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3.3 การออกแบบระบบ เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากขั้นตอนที่ 1 และ 2 มากำหนดรูปแบบระบบใหม่ที่จะพัฒนาขึ้น อยู่ในความรับผิดชอบของผู้ใช้ระบบ มีการใช้เครื่องมือช่วยออกแบอัตโนมัติเพื่อให้งานสะดวกและรวดเร็วขึ้น
3.4 การสร้างระบบ เป็นการพัฒนาชุดคำสั่งจากโครงสร้างระบบ ผลลัพธ์จากขั้นตอนที่ 3 อาจใช้เครื่องมือช่วยสร้างชุดคำสั่งอัตโนมัติ เพื่อประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดในการเขียนชุดคำสั่ง ระบบใหม่ที่เป็นผลลัพธ์น่าจะมีความสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ และเป็นระบบย่อยของแต่ละส่วนธุรกิจที่สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4.ปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อการพัฒนาระบบ ต้องคำนึงถึงปัจจัย 3 ปัจจัยซึ่งมีส่วนเกี่ยวข้องกับการวางแผนกลยุทธ์ของธุรกิจ ดังนี้
4.1 กลยุทธ์ของธุรกิจ ควรทำการกำหนดกิจกรรมการทำงานของระบบสารสนเทศให้มีความสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ด้านระบบสารสนเทศและแผนกลยุทธ์ของธุรกิจ เพื่อสร้างพลังขับเคลื่อนสู่ความสำเร็จตามความคาดหวังของธุรกิจ และเป็นการเพิ่มกระบวนการควบคุมและตรวจสอบอย่างเหมาะสม
4.2 เทคโนโลยีสารสนเทศ มีผลกระทบที่มักเกิดจากความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง ส่งผลให้ต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศให้สอดคล้องกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
4.3 วัฒนธรรมองค์การ อาจมีการสร้างวัฒนธรรมการทำงานรูปแบบใหม่ขึ้น เช่น การกระจายอำนาจของการตัดสินใจ ในการพัฒนาระบบสารสนเทศต้องออกแบบให้มีความสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์การ เพื่อการยอมรับและพร้อมที่จะปฏิบัติตามระบบของบุคลากรที่เกี่ยวข้อง
เทคนิคการใช้แผนภาพกระแสข้อมูล
นิยมนำมาใช้ในการวิเคราะห์ระบบเชิงโครงสร้างเพื่อแสดงทิศทางการส่งผ่านข้อมูลในระบบ ไม่สื่อให้เห็นถึงวิธีประมวลผลของระบบ การใช้เทคนิคแผนภาพกระแสข้อมูลเป็นการนำเสนอองค์ประกอบของข้อมูล หน่วยเก็บข้อมูลกระบวนการและหน่วยงานที่เป็นจุดเริ่มต้นและสิ้นสุดของข้อมูล โดยใช้สัญลักษณ์ที่สื่อความหมายให้เข้าใจได้และเขียนในลักษณะของรูปภาพหรือแผนภูมิ เพื่อให้ง่ายต่อการนำมาใช้ในการวิเคราะห์ทางเดินของข้อมูลที่เกี่ยวข้องภายในระบบตัวอย่างแผนภาพดังนี้
1. สัญลักษณ์ที่ใช้สร้างแผนภาพ นิยมใช้สัญลักษณ์ที่ถูกคิดค้นโดย 2 กลุ่มบุคคลซึ่งนำมากำหนดเป็นมาตรฐานแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี้
1. มาตรฐานของเกนและซาร์สัน
2. มาตรฐานของดีมาร์โคและโยร์ดอน
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการสร้างแผนภาพกระแสข้อมูลประกอบด้วย 4 ส่วนประกอบ คือ กระบวนการ กระแสข้อมูล หน่วยเก็บข้อมูล และหน่วยงานหรือเอนทิตีภายนอก
2. ระดับของแผนภาพ จะไม่มีกฏเกณฑ์ที่แน่นอนตายตัวโดยทั่วไปจะแบ่งเป็น 3 ระดับคือ
ระดับที่ 1 แผนภาพบริบท คือ โครงสร้างเริ่มแรกแสดงให้เห็นภาพรวมและขอบเขตของระบบงาน เริ่มต้นจากการวางสัญลักษณ์ของหนึ่งกระบวนการที่ใช้แทนระบบงานทั้งระบบไว้กลางหน้ากระดาษ และวางสัญลักษณ์ของเอนทิตีภายนอกสัญลักษณ์กระแสข้อมูลรับเข้าและส่งออกจากกระบวนการ ต้องเขียนให้อยู่ภายในหนึ่งหน้ากระดาษเท่านั้น การตั้งชื่อย่อประกอบด้วยสัญลักษณ์เอนทิตีภายนอกและกระแสข้อมูล ควรใช้ชื่อเดียวกันในแผนภาพทุกระดับและหลีกเลี่ยงการลากเส้นของกระแสข้อมูลตัดกัน โดยหมายเลขอ้างอิงของแต่ละกระบวนการจะต้องไม่ซ้ำกันภายในแผนภาพบริบทจะใช้หมายเลข 0 กำกับกระบวนการ
ระดับที่ 2 แผนภาพระดับหนึ่ง คือ โครงสร้างที่ใช้อธิบายในรายละเอียดของแผนภาพบริบทที่เปรียบเสมือนกล่องดำ เป็นการนำกระบวนการหลักมาขยายรายละเอียดให้ชัดเจนขึ้น แต่อาจมีการเพิ่มเติมรายละเอียดในส่วนหน่วยเก็บข้อมูลและกระแสข้อมูลที่เพิ่มเติมขึ้น สำหรับกระแสข้อมูลที่เป็นทั้งกระแสนำเข้าและนำออก ใช้สัญลักษณ์ของหัวลูกศร 2 ทิศทางก็ได้ ซึ่งมีการแตกรายละเอียดกระบวนการหมายเลข 0 ของแผนภาพบริบทจะใช้หมายเลขอ้างอิงตั้งแต่หมายเลข 1.0 ขึ้นไป โดยแสดงถึงลำดับขั้นตอนของระบบ ทั้งยังแสดงถึงกระบวนการหน่วยย่อย สามารถนำไปใช้เขียนระบบได้
ระดับที่ 3 แผนภาพระดับสอง คือ โครงสร้างที่ใช้อธิบายในรายละเอียดของแผนภาพระดับหนึ่ง มีการนำกระบวนการทั้งหมดของแผนภาพระดับหนึ่งมาขยายรายละเอียดให้ชัดเจยิ่งขึ้นในแต่ละกระบวนการ ซึ่งจำนวนแผนภาพระดับสองอาจมีความสอดคล้องกับจำนวนกระบวนการหน่วยย่อยในแผนภาพระดับหนึ่งจะใช้ลักษณะของตัวเลขทศนิยม 1 ตำแหน่ง
3. ตัวอย่างแผนภาพ
ใช้สัญลักษณ์มาตรฐานของเกนและซาร์สันในส่วนการคำนวณเงินได้ของพนักงานในส่วนของค่าล่วงเวลาตามกระบวนการย่อยต่างๆ พร้อมทั้งส่งออกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
เทคนิคการใช้แผนภาพกระแสงาน
เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่นิยมนำมาใช้ในการสื่อสารระหว่างผู้พัฒนาระบบผู้ใช้ระบบ ให้มีความเข้าใจตรงกันถึงระบบที่กำลังเป็นเป้าหมายของการพัฒนา ใช้แสดงทิศทางของกระแสงานที่เกิดขึ้นภายในระบบ ทั้งในส่วนของต้นทางข้อมูล กระบวนการ และหน่วยเก็บข้อมูลเพื่อนำส่งต่อผู้รับสารสนเทศ
ในการเขียนแผนภาพกระแสงานสามารถใช้สัญลักษณ์และสัญรูปใดๆ ก็ได้ที่สื่อถึงความหมายของผู้รับอาจเขียนในลักษณะของระบบ คือเริ่มจากข้อมูลรับเข้าไปสู่กระบวนการและไปสู่ข้อมูลส่งออก เพื่อง่ายต่อการใช้วิเคราะห์กระแสงานที่เกิดขึ้นภายในระบบ
การจัดการทรัพยากรสารสนเทศ
ผู้บริหารจะต้องมีการวางแผน จัดการ และควบคุมการใช้ทรัพยากรสารสนเทศให้เกิดประโยชน์สูงสุด ทั้งยังต้องมีความเข้าใจถึงพัฒนาการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วเทคโนโลยีสารสนเทศ รวมทั้งมีความสามารถปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวได้ด้วย โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. แนวคิด ระบบสารสนเทศมีบทบาทต่อการดำเนินธุรกิจในส่วนของการช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันเพื่อสนับสนุนให้ธุรกิจมีความอยู่รอดในอนาคต นอกจากนี้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยเพิ่มคุณค่าสินค้าและบริการ มีการนำหุ่นยนตร์มาใช้ในกระบวนการผลิต มีการขยายตัวของธุรกิจอิเล็กทรอนิคส์ ดังนั้นธุรกิจจึงมีความจำเป็นจะต้องปรับเปลี่ยนทั้งในส่วนระบบฮาร์ดแวร์ และระบบประยุกต์ให้มีความทันสมัยอยู่ตลอดเวลาเพื่อให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมของการดำเนินธุรกิจภายใต้ยุคโลกาภิวัฒน์
2. กระบวนการจัดการประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้
2.1 การวางแผน ต้องสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ขององค์การโดยพิจารณาถึงปัจจัยต่างๆ
2.2 การจัดโครงสร้าง อาจอยู่ในรูปแบบของศูนย์คอมพิวเตอร์หรือฝ่ายระบบสารสนเทศ มีการกำหนดตัวผู้บริหารระดับสูงให้ดำรงตำแหน่งระดับ ซีไอโอ เพื่อควบคุมดูแลการทำงานของบุคคลากรด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
2.3 การจัดลำดับงาน สำหรับแต่ละระบบที่เป็นเป้าหมายของการพัฒนาระบบ มักมีความสำคัญแตกต่างกันจำเป็นต้องจัดลำดับก่อน – หลังของระบบที่ต้องการพัฒนาตามความจำเป็นเร่งด่วน
2.4 การควบคุม สำหรับงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่เป็นเป้าหมายของการควบคุมดูแลประกอบด้วยมาตรฐานของอุปกรณ์ การพัฒนาระบบ การปฏิบัติการ ความมั่นคงของระบบ รวมทั้งการงบประมาณในส่วนของการจัดหาระบบสารสนเทศ
2.5 การสั่งการ ครอบคลุมถึงงานทุกด้านของระบบสารสนเทศ ภายใต้การสั่งการของผู้บริหารซึ่งปราศจากอุปสรรคใดๆ เป็นงานที่ต้องอาศัยประสบการณ์ความสามารถด้านการสื่อสารของผู้บริหารอย่างแท้จริง
2.6 การรายงาน เป็นหน้าที่ของหน่วยงานสารสนเทศในการจัดทำรายงานสรุปเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงเพื่อให้ทราบถึงความคืบหน้าในการปฏิบัติงาน
2.7 การจัดทำงบประมาณ การคาดคะเนค่าใช้จ่ายเพื่อทำการเสนอของบประมาณค่าใช้จ่ายด้านต่างๆ หลังจากนั้นจึงควบคุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานให้เป็นไปตามงบประมาณที่ตั้งไว้
3. การจัดการทรัพยากรฮาร์ดแวร์
ผู้บริหารจำเป็นต้องรู้จักอุปกรณ์ทุกชนิดที่นำมาใช้เพื่อสามารถบริหารการใช้ทรัพยากรได้อย่างถูกต้อง โดเฉพาะอุปกรณ์ด้านเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิคส์ ต้องมีการประมาณความจุที่เหมาะสมจึงมีการใช้ระบบงานแบบออนไลน์ เพื่อสนองตอบความต้องการใช้ข้อมูลตลอด 24 ชั่วโมง นอกจากนี้ต้องมีการวางแผนเพื่อขยายความจุของระบบ พิจารณาความจุของข้อมูลและผู้ให้บริการด้านซอฟแวร์ในอนาคต ตลอดจนมีการติดตามแนวโน้มวามเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี
4. การจัดการทรัพยากรซอฟแวร์
หมายถึงซอฟแวร์ระบบและซอฟแวร์ระบบประยุกต์ตลอดจนซอฟแวร์ของระบบสื่อสาร ปกติมูลค่าการลงทุนด้านซอฟแวร์จะสูงกว่ามูลค่าการลงทุนด้านฮาร์ดแวร์เป็นสองเท่า ปัจจุบันมีผู้ให้บริการด้านซอฟแวร์แบบออนไลน์ทั้งบนเครือข่ายอินเตอร์เน็ตและเครือข่ายส่วนตัวที่เรียกว่า เอเอสพี ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จากการใช้บริการ คือ ผู้ใช้มักจะได้ซอฟแวร์และระบบสารสนเทศที่ทันสมัยอยู่เสมอ
5. การจัดการทรัพยากรข้อมูล
ธุรกิจจะจัดเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลของระบบคอมพิวเตอร์ ต้องอาศัยซอฟแวร์ระบบจัดการฐานข้อมูลเป็นเครื่องมือช่วยในส่วนของการจัดเก็บค้นคืนและควบคุมการบูรณภาพข้อมูล ปัจจุบันเทคโนโลยีฐานข้อมูลกำลังเปลี่ยนแปลงจากฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เข้าสู่รูปแบบฐานข้อมูลเชิงวัตถุ มีการสร้างรูปแบบของฐานข้อมูลหลายมิติ เพื่อช่วยงานด้านการวิเคราะห์ข้อมูลรูปแบบต่างๆ ร่วมกับซอฟแวร์ด้านการวิเคราะห์ข้อมูลโดยตรงและมักจะนำมาใช้ในงาด้านการตลาด โดยการสร้างโกดังข้อมูล นอกจากนี้ยังมีการจัดระบบข้อมูลบนเว็บโดยใช้ฐานข้อมูลไฮเปอร์มีเดียรวมทั้งมีการเชื่อมโยงฐานข้อมูลขององค์การเข้ากับฐานข้อมูลบนเว็บ อาจใช้โปรแกรมค้นดูเว็บเป็นเครื่องมือช่วยลูกค้าค้นหารายการสินค้าที่ต้องการจากฐานข้อมูลขององค์การได้
6. การจัดการทรัพยากรระบบสื่อสารและเครือข่าย
เป็นพื้นฐานของการทำธุรกิจอิเล็กทรอนิคส์ ควรคำนึงถึงการเลือกช่องทางการสื่อสารทั้งชนิดใช้สายและไร้สายรวมทั้งความเร็วในการถ่ายทอดข้อมูล โทโพโลยี ของระบบเครือข่ายขอบเขตการใช้งานของระบบเครือข่าย ปัจจุบันมีผู้ให้บริการระบบเครือข่ายที่เรียกว่า เครือข่ายมูลค่าเพิ่ม โดยบริการให้เช่าเครือข่ายส่วนตัวเพื่อเชื่อมโยงข้อมูลขององค์การกับองค์การอื่นโดยใช้ระบบสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิคส์ ดังนั้นผู้บริหารจำเป็นต้องตัดสินใจในด้านการจัดการทรัพยากรสื่อสารข้อมูลและเครือข่าย รวมทั้งเลือกใช้เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องอย่างเหมาะสม
โครงสร้างหน่วยงานสารสนเทศแบ่งออกเป็น 3 ส่วนดังนี้
1. หน่วยวิเคราะห์และออกแบบระบบ คือหน่วยงานที่หน้าที่ศึกษา วิเคราะห์พัฒนา และออกแบบระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ ตอบสนองความต้องการของธุรกิจและผู้ใช้สารสนเทศ โดยนำปัญหาจากระบบงานเดิม ความต้องการของผู้ใช้ งบประมาณที่สนับสนุนการพัฒนาระบบ ตลอดจนเทคโนโลยีสารสนเทศที่เลือกใช้ภายในระบบมาพิจารณาร่วมกัน
2. หน่วยเขียนชุดคำสั่ง คือ หน่วยงานที่มีหน้าที่นำโครงร่างของการออกแบบระบบงานใหม่ มาทำการพัฒนาชุดคำสั่งเพื่อใช้งานในระบบสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ แยกออกเป็น 2 ประเภทคือ ชุดคำสั่งของระบบและชุดคำสั่งของระบบประยุกต์
3. หน่วยปฏิบัติการและบริการ คือ หน่วยงานที่มีหน้าที่ควบคุมและจัดการส่วนฮาร์ดแวร์สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
บุคลากรด้านสารสนเทศ
1. หัวหน้าพนักงานสารสนเทศ คือ ผู้บริหารระดับสูงขององค์การ มีหน้าที่ควบคุมดูแลงานด้านการบริหารสารสนเทศและมีหน้าที่รับผิดชอบด้านการวางแผน การกำหนดนโยบาย การควบคุมการปฏิบัติงาน ทั้งยังเป็นที่ปรึกษาแก่เจ้าหน้าที่ฝ่ายงานต่างๆ
2. นักวิเคราะห์ระบบ คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบประยุกต์ใช้งานในองค์กร เป็นเป้าหมายของการพัฒนาควรตรงตามวัตถุประสงค์ขององค์การและตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ตลอดจนทำการวางแผนในระยะยาว เพื่อการนำระบบประยุกต์ที่พัฒนาขึ้นมาใช้ภายใต้การทำงานของระบบใหม่
3. ผู้เขียนชุดคำสั่ง คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่เขียนชุดคำสั่งเพื่อการควบคุมงานที่ปฏิบัติในระบบต่างๆ แบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ ผู้เขียนชุดคำสั่งของระบบและผู้เขียนชุดคำสั่งประยุกต์ใช้งาน
4. ผู้ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์ คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่ดูแลควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นผู้มีความรู้ด้านคอมพิวเตอร์และเครือข่ายเป็นอย่างดี โดยทำการวิเคราะห์หาสาเหตุและแก้ไขการหยุดชะงักของระบบได้
5. ผู้จัดตารางเวลา คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่จัดสรรเวลาใช้เครื่องให้กับงานแต่ละงาน เพื่อให้การใช้เวลาในการประมวลผลข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ต้องมีความรู้และความเข้าใจในลักษณะงานและการทำงานด้านการประมวลผลข้อมูลของระบบคอมพิวเตอร์เป็นอย่างดี
6. บรรณารักษ์ คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่เก็บรักษาสื่อบันทึกซึ่งใช้จัดเก็บข้อมูลและชุดคำสั่งระบบงานมีการจัดทำรายงาน และดรรชนี เพื่อช่วยให้การค้นหาข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็วควรจัดเก็บสื่อในที่ปลอดภัยเพื่อเพิ่มความมั่นคงด้านข้อมูล
7. พนักงานบันทึกข้อมูล คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่นำข้อมูลจากเอกสารเบื้องต้นมาจัดให้อยู่ในรูปแบบที่ส่วนเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้
อ้างอิง : รุจิจันทร์ พิริยะสงวนพงศ์. สารสนเทศทางธุรกิจ. กรุงเทพฯ : ซีเอ็ดยูเคชั่น, 2549
