บทที่ 5 ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์
แนวคิดและความหมาย
Laudon and Laudon (2005, p. 53) ให้คำจำกัดความไว้ว่า ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง ระบบที่ใช้สนับสนุนการทำงานภายใต้กิจกรรมด้านต่างๆ ของการบริหารทรัพยากรมนุษย์
O brien (2005, p. 242) ให้คำจำกัดความไว้ว่า ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง ระบบที่ถูกออกแบบเพื่อใช้สนับสนุนงานด้านต่างๆ ดังต่อไปนี้
1. การวางแผนความต้องการด้านทรัพยากรมนุษย์ของธุรกิจ
2. การพัฒนาลูกจ้างให้สามารถทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ
3. การควบคุมนโยบายตลอดจนแผนงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์
จากความหมายข้างต้น ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ มีจุดมุ่งหมายเพื่อการนำเสนอสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ให้กับผู้ใช้สารสนเทศ จำแนกประเภทของผู้ใช้สารสนเทศได้ 2 ประเภท คือ
1. ผู้ใช้ภายธุรกิจ ประกอบด้วยลูกจ้างผู้ปฏิบัติหน้าที่ในหน่วยงานต่างๆ ของธุรกิจ
2. ผู้ใช้ภายนอกธุรกิจ ประกอบด้วยสหภาพแรงงาน หน่วยงานรัฐบาล ตลาดแรงงาน ตลอดจนธุรกิจอื่นๆ
การบริหารทรัพยากรมนุษย์
1. แนวคิดและความหมาย
สุวิมล สิริทรัพย์ไพบูลย์ (2545, หน้า 213) ให้คำจำกัดความของ การบริหารงานบุคลและการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ไว้ว่า การบริหารงานบุคคล หมายถึง กระบวนการในการสรรหาและคัดเลือกและบรรจุบุคคลที่เหมาะสมเข้าทำงานในองค์การในจำนวนที่พียงพอและเหมาะสม ด้วยการเพิ่มูนความรู้ความสามารถให้ทันสมัยอยู่เสมอ
การบริหารทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง การนำหลักการบริหารงานบุคคล มาใช้เพื่อเชื่อโยงความสัมพันธ์ของการดำเนินงาน พฤติกรรมของบุคคลในองค์การ มีจุดเน้นที่การพัฒนาบุคคลและการจัดการด้านศักยภาพของบุคคลที่เกิดจากประสบการณ์ เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จขององค์การตามเป้าหมาย
สุภาพร พิศาลบุตร และนารีรัตน์หวังสุนทราพร (2546, หน้า 2) กำหนดองค์ประกอบของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ไว้ 3 องค์ประกอบ คือ
1. ผู้บริหาร คือ ลูกจ้างผู้ปฏิบัติหน้าที่ด้านการจัดสรรทรัพยากรที่ใช้ภายในองค์การ
2. การบริหารซึ่งถือเป็นทั้งศาสตร์ทั้งศิลป์ ที่ผสมผสานกันระหว่างความรู้และประสบการณ์โดยกำหนดหน้าที่ของการบริหาร 5 ประการ คือ การวางแผน การจัดองค์การ การจัดคนเข้าทำงาน การอำนวยการ และการควบคุม
3. ทรัพยากรมนุษย์เป็นปัจจัยหนึ่งในหลายปัจจัยที่มีความสำคัญยิ่งต่อความสำเร็จขององค์การ ทั้งช่วยสร้างภาพพจน์ให้องค์การในฐานะผู้สร้างสรรค์ผลผลิตและการบริการออกสู่สาธารชน
2. หลักการบริหารทรัพยากรมนุษย์
ดนัย เทียนพุฒ (2545, หน้า 21) ได้ระบุถึงหลักการ 4 ข้อดังนี้
2.1 หลักความรู้ บุคคลทุกคนที่เข้ามาปฏิบัติหน้าที่ในองค์การ ต้องศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมอยู่เสมอ
2.2 หลักความสามารถ ทุกคนล้วนมีคุณค่าต่อองค์การเสมอแต่หากบุคคลใดที่มีความสามารถ บุคคลนั้นจะเป็นผู้มีคุณค่าสูงสุดด้วย
2.3 หลักความมั่นคง ต้องทำให้บุคลากรเป็นผู้มีความมั่นคงในงานอาชีพ
2.4 หลักความเป็นกลางจากการเมือง ในบางครั้งที่องค์การมีผู้มีอิทธิพลและมีตำแหน่งหน้าที่สูงกว่าผู้อื่นหรืออาศัยความเป็นเครือญาติเป็นเครื่องมือช่วยส่งเสริมความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน
จากหลักการทั้ง 4 ข้อนี้ส่งผงให้องค์การเกิดภารกิจด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทั้ง 4 ด้านดังนี้
2.4.1 การสรรหา (Recruitment) คือ การเสาะแสวงหาบุคคลผู้มีความรู้และความสามารถที่เหมาะสมกับงาน
2.4.2 การพัฒนา (Deleloment) คือ การดำเนินการใด เพื่อส่งเสริมให้บุคลากรมีความรู้ความสามารถ ทัศนคติ และประสบการณ์เพิ่มขึ้น ทั้งในรูปแบบการฝึกอบรม การศึกษาเพิ่มเติม
2.4.3 การธำรงรักษา (Retention) คือ ความพยายามขององค์กรที่จะทำให้บุคลากรพึงพอใจในการทำงาน
2.4.4 การใช้ประโยชน์(Utillzation) คือ การใช้บุคลให้เหมาะสมกับงาน
3. ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
1. ผู้บริหารสามารถเพิ่มขีดความสามารถด้านการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
2. ผู้บริหารสามารถจัดสรรบุคคลให้เหมาะสมกับงาน ตลอดจนสร้างระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ดีและมีประสิทธิภาพ
3. บุคลากรจะได้รับการพัฒนาตนเองทั้งในส่วนความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์การทำงาน ตลอดจนมีความก้าวหน้าในงานอาชีพ
4. บุคลากรทำงานได้เต็มศักยภาพและมีความพอใจกับงานที่ได้รับจึงมีขวัญและกำลังใจในการทำงาน
5. บุคลากรจะได้รับการปรับปรุงคุณภาพชีวิตและมีสภาพการทำงานที่ดีขึ้น
6. องค์กรบรรลุเป้าหมายในการทำงาน และดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง
7. องค์กรมีโอกาสที่จะพัฒนาความร่วมมือและร่วมใจในการทำงาน
8. สังคมอยู่ได้อย่างสันติสุขเนื่องจากบุคคลในสังคมมีรายได้จากการทำงาน
9. ประเทศชาติมีฐานะทางเศรษฐกิจที่ดีขึ้นเพราะองค์การเติบโตอย่างมั่นคง
สารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์
1. แนวคิดและความหมาย หมายถึง สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลของระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ มักเกิดขึ้นซ้ำ ๆ กันเป็นวัฏจักร
2.การจำแนกประเภท สามารถจำแนกได้เป็น 3 ประเภทดังนี้
2.1 สารสนเทศเชิงปฏิบัติการ คือ สารสนเทศที่ได้รับจากการปฏิบัติงานด้านต่างๆ ของการทรัพยากรมนุษย์และมีการนำเสนอต่อผู้บริหารระดับล่าง ดังนี้
2.1.1 สารสนเทศด้านการคัดเลือก คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยผลการสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน
2.1.2 สารสนเทศด้านการบรรจุเข้ารับตำแหน่งงาน คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วย สถิติการเข้ามอบตัวของผู้ผ่านการคัดเลือก คำสั่งบรรจุและแต่งตั้งบุคลากรที่อาจจัดเก็บอยู่ในระบบประมวลภาพ
2.1.3 สารสนเทศด้านประวัติบุคลากร คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยประวัติส่วนตัวของบุคลากรและประวัติการทำงาน
2.1.4 สารสนเทศด้านการประเมินผลการปฏิบัติงาน คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยข้อมูลผลงานและผลการปฏิบัติงานของบุคลากรรายบุคล
2.1.5 สารสนเทศด้านการจ่ายเงินเดือน คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยโครงสร้างเงินเดือน อัตราเงินเดือนของแต่ละบุคคล อัตราภาษีเงินได้ ข้อมูลค่าลดหย่อนส่วนบุคคล รวมทั้งรายได้หลังหักภาษีของแต่ละบุคคล
2.2 สารสนเทศเชิงกลวิธี คือ สารสนเทศที่ได้รับจากการบริหารงานด้านต่างๆของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ดังนี้
2.2.1 สารสนเทศด้านการสรรหา คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยแหล่งจัดหาแรงงาน
2.2.2 สารสนเทศด้านการวิเคราะห์งาน คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยคำพรรณนางานและคุณลักษณะเฉพาะงาน
2.2.3 สารสนเทศด้านการควบคุมตำแหน่ง คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยโครงสร้างตำแหน่งงาน
2.2.4 สารสนเทศด้านการสวัสดิการและผลประโยชน์ คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยรายงานเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับค่าสวัสดิการ
2.2.5 สารสนเทศด้านการพัฒนาและฝึกอบรมคือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยแผนการฝึกอบรม และรายชื่อหลักสูตร
2.3 สารสนเทศเชิงกลยุทธ์ คือ สารสนเทศที่ได้รับจากการวางแผนงานของผู้บริหารระดับสูง การกำหนดเป้าหมายของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในระยะยาว ซึ่งต้องพิจารณาถึงความต้องการแรงงานให้มีความสอดคล้องกับความต้องการใช้ทรัพยากรอื่นและมีความสัมพันธ์กับตลาดแรงงานในอนาคต เพื่อมั่นใจได้ว่าองค์การมีบุคลากรในจำนวนที่เหมาะสมและในเวลาที่ถูกต้อง ดังนั้นสารสนเทศมีความเกี่ยวข้องกับการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ทั้งสิ้นสามารถจำแนกได้ 2 ประเภท คือ
2.3.1 สารสนเทศด้านการวางแผนอัตรากำลัง
2.3.2 สารสนเทศด้านการเจรจาต่อรองแรงงาน
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ
1. ระบบวางแผนอัตรากำลังคน ถูกใช้เป็นเครื่องมือกำหนดความต้องการบุคลากรขององค์การในส่วนของอัตรากำลังคน คุณสมบัติของบุคลากรที่ตรงกับความต้องการของแต่ละงาน ซึ่งมีความสอดคล้องกับอุปทานที่มีอยู่ในตลาดแรงงาน โดยคำนึงถึงสภาพการณ์ทางเศรษฐกิจค่าใช้จ่ายและเทคโนโลยีที่ใช้
ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจของระบบอัตราวางแผนกำลังคน เริ่มตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงทำการค้นคืนสารสนเทศภายในองค์การผ่านระบบอินทราเน็ต อีกทั้งค้นคืนสารสนเทศจากภายนอกองค์การผ่านระบบอินเตอร์เน็ต หลังจากนั้นจึงทำการนำเข้าข้อมูลผ่านโปรแกรมการวางแผนอัตรากำลังคน และนำออกสารสนเทศในรูปแบบของแผนอัตรากำลังคน ซึ่งคุณสมบัติของบุคคลในแต่ละหน้าที่งานและหน้าที่งานย่อยจากนั้นจึงส่งแผนอัตรากำลังคนให้ผู้บริหารระดับกลางทำการวิเคราะห์งานต่อไป
2. ระบบวิเคราะห์งาน เป็นกิจกรรมที่ต่อเนื่องมาจากกิจกรรมของการวางแผนอัตรากำลังคนซึ่งจำเป็นต้องใช้สารสนเทศจากภายนอกส่วนหนึ่ง คือ สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับงานและตำแหน่งงานของบริษัทคู่แข่ง สารสนเทศจากหน่วยงานของรัฐในส่วนของระเบียบข้อบังคับต่างๆ
3. ระบบสรรหาและคัดเลือก ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจของการสรรหาโดยการสร้างระบบเก็บรวบรวมผู้สมัครงานที่มีคุณสมบัติตรงกับลักษณะเฉพาะงานของตำแหน่งงานที่ว่าง องค์การอาจเลือกใช้เครือข่ายอินเตอร์เน็ตเป็นช่องทางหนึ่งของการประกาศรับสมัครงานก็ได้ โดยออกประกาศรับสมัครงานผ่านหลายช่องทางรวมทั้งเว็บไซต์อินเตอร์เน็ตด้วยเมื่อผู้สมัครทำการยื่นใบสมัครด้วยตนเองที่บริษัทที่เชื่อมโยงข้อมูลกับโปรแกรมรับสมัครงาน หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่จะทำการตรวจสอบของผู้สมัครในขั้นต้นเพื่อรับเลือกเข้ารับการสัมภาษณ์
4. ระบบบุคลากร จะครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการบรรจุเข้าทำงาน การบันทึกเวลาเข้าออก ซึ่งสารสนเทศที่ได้จากระบบบุคลากรจำเป็นต้องใช้ตลอดอายุการทำงานของแต่ละคน โดยจัดแบ่งข้อมูลเป็น 2 ส่วนคือ ส่วนที่เกี่ยวข้องกับประวัติส่วนตัว และประวัติการทำงาน รวมทั้งทักษะความชำนาญการฝึกอบรม ผู้บริหารสามารถใช้สารสนเทศทั้งในการวางแผนในระดับกลวิธีและระดับกลยุทธ์ได้ โดยเฉพาะในกรณีที่องค์การต้องการขยายกิจการหรือพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่เข้าสู่ตลาด
5.ระบบจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจของระบบจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน ณ วันสิ้นเดือนจะมีการประมวลผลโปรแกรมเงินเดือนเพื่อคำนวณรายได้สุทธิหรือเงินเดือนจ่ายบุคลากรโดยใช้ข้อมูลอัตราเงินเดือนจากแฟ้มข้อมูลบุคลากร ข้อมูลอัตราภาษีที่นำมาคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาจากแฟ้มข้อมูลอัตราภาษี ข้อมูลค่าลดหย่อน รวมทั้งรายการหักอื่นๆ โปรแกรมจะทำการคำนวณตัวเลขเงินเดือนจ่ายประจำเดือนและจัดเก็บข้อมูลไว้ที่แฟ้มจัดเก็บเงินเดือนพร้อมทั้งจัดพิมพ์ใบจ่ายให้แต่ละคนไว้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินเดือนโอนข้อมูลลงแผ่นบันทึก เพื่อนำส่งธนาคารให้ทำการโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากแต่ละบุคคล
6. ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน เริ่มตั้งแต่เจ้าหน้าที่ใช้โปรแกรมประเมินผลการปฏิบัติงานรับเข้าข้อมูลบุคลากร การทำงาน ผลงาน การประเมินซึ่งมีการจัดเก็บหัวข้อประเมิน เงื่อนไขและวิธีการประเมินเพื่อสร้างใบประเมินผล การปฏิบัติงานที่สอดคล้องกับนโยบายด้านการประเมินผลขององค์การและส่งใบประเมินผลให้ผู้ประเมินทำการประเมินผลผู้ใต้บังคับบัญชาผ่านทางอินทราเน็ต เมื่อได้รับผลการประเมินแล้วระบบจะจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลผลการประเมินส่งให้ผู้บริหารพิจารณาปรับเงินเดือน หลังจากนั้นระบบจะออกเอกสารผลการประเมินที่รวมถึงข้อมูลการปรับเงินเดือนเพื่อนำส่งให้บุคลากรรับทราบ ตลอดจนรายงานการประเมินผลการปฏิบัติงาน รายงานการปรับเงินเดือน และรายงานสถิติคะแนนเพื่อใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจ
7. ระบบพัฒนาและฝึกอบรม เริ่มตั้งแต่มีการใช้โปรแกรมพัฒนาบุคลากรเพื่อจัดทำแผนการฝึกอบรมบุคลากรซึ่งระบุถึง หลักสูตร วันที่ ฝึกอบรมและตำแหน่งงานที่เข้ารับการฝึกอบรม หลังจากฝึกอบรมเสร็จสิ้นแล้วระบบจะออกรายงานประเมินผลการฝึกอบรมรายงานค่าใช้จ่ายในการฝึกและรายงานฝึกอบรมประจำปีเพื่อนำเสนอผู้บริหารใช้พิจารณาและตัดสินใจด้านการโยกย้ายงาน รวมทั้งการเลื่อนตำแหน่งงาน
8. ระบบสวัสดิการและผลประโยชน์ จะครอบคลุมถึงกระบวนการวางแผนด้านผลประโยชน์ของบุคลากรและการจ่ายค่าสวัสดิการบุคลากรตลอดจนผลประโยชน์อื่น นอกเหนือจากค่าจ้างแรงงาน เพื่อเป็นการธำรงรักษาบุคลากรให้มีขวัญและกำลังใจในการทำงานและปฏิบัติงานได้เต็มความรู้ความสามารถ
ในขั้นแรกผู้บริหารต้องมีการวางแผนด้านผลประโยชน์ของบุคลากรถือเป็นหน้าที่ของผู้บริหารต้องแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับค่าสวัสดิการและผลประโยชน์ให้ทราบ การจ่ายค่าผลประโยชน์จะขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจและผลกำไรที่ธุรกิจได้รับ
ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจของระบบสวัสดิการและผลประโยชน์เริ่มตั้งแต่ผู้บริหารระดับกลางใช้โปรแกรมวางแผนผลประโยชน์เพื่อนำเข้าข้อมูล 2 ส่วน คือ ข้อมูลจากภายนอกในส่วนของข้อมูลด้านผลประโยชน์ของคู่แข่งและข้อบังคับของรัฐบาลและข้อมูลจากภายในในส่วนของข้อมูลบุคลากรตลอดจนอัตราการหมุนเวียนเข้าออกจากงาน
ในขั้นต่อไปเป็นส่วนของการใช้สิทธิของบุคลากรเกี่ยวกับการเบิกค่าสวัสดิการตลอดจนผลประโยชน์ที่ได้รับ บุคลากรสามารถเบิกขอใช้สิทธิเบิกค่าใช้จ่ายได้ตามระเบียบที่กำหนดไว้โดยการธุรกิจของการใช้สิทธิ เริ่มตั้งแต่บุคลากรนำหลักฐานการเบิกเงินมายื่นขอใช้สิทธิเบิกค่าสวัสดิการ เมื่อเจ้าหน้าที่ตรวจสอบหลักฐานถูกต้องจะบันทึกขอการใช้สิทธิ โดยใช้ข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลบุคลากรจึงทำการเบิกจ่ายเงินค่าสวัสดิการให้แก่บุคลากร เมื่อถึงสิ้นเดือนโปรแกรมจะออกรายงานการขอใช้สิทธิและรายงานการเบิกจ่ายค่าสวัสดิการให้แก่บุคลากร โดยมีการเปรียบเทียบกับตัวเลขทางงบประมาณให้ผู้บริหารใช้ในการพิจารณาและตัดสินใจ
เทคโนโลยีทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์
1. โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ คือ ซอฟแวร์เชิงพาณิชย์ประเภทหนึ่งที่วางขายอยู่ในตลาดซอฟแวร์ ถูกพัฒนาขึ้นใช้กับงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ จำเป็นต้องใช้ร่วมกับระบบจัดการฐานข้อมูล(ดีบีเอ็มเอส) เพื่อสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ สามารถออกเอกสารและรายงานทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์แบ่งออกเป็น 3 ประเภท
1.1 โปรแกรมบันทึกเวลาการทำงาน ต้องอาศัยการทำงานร่วมกันของฮาร์ดแวร์และซอฟแวร์ระบบกาบันทึกเวลาการทำงานเพื่อจัดการดูแลการปฏิบัติงานของบุคลากรตามหน้าที่ซึ่งได้รับมอบหมาย
1.2 โปรแกรมการจ่ายเงินเดือน เป็นการรวมสามมอดูลเข้าด้วยกัน ได้แก่ มอดูลบุคลากร มอดูลการลางานและมอดูลการจ่ายเงินเดือน จำเป็นต้องมีมอดูลการบันทึกข้อมูลพื้นฐาน
1.3 โปรแกรมการบริหารทุนด้านมนุษย์
2. การใช้งานอินทราเน็ต
คือ ระบบเครือข่ายที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้งานเฉพาะภายในองค์การตั้งอยู่บนพื้นฐานของมาตรฐานผลิตภัณฑ์อินเทอร์เน็ตและเวิลด์ไวด์เว็บ ถือเป็นข้อได้เปรียบในแง่ที่ว่าผู้ใช้งานส่วนใหญ่มีความคุ้นเคยกับเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตอยู่บ้างแล้ว ทำให้เป็นการง่ายสำหรับที่จะเรียนรู้สำหรับการใช้อินทราเน็ต เพื่อเป็นเครื่องมือในการเข้าถึงข้อมูลและสารสนเทศขององค์การ
นอกจากนี้หน่วยงานด้านทรัพยากรมนุษย์จะสามารถส่งข่าวสารซึ่งเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ที่กำลังเกิดขึ้น
Laudon and Laudon (2005, p. 136) ให้ตัวอย่างการใช้งานระบบประยุกต์ด้านอินทราเน็ต ดังนี้
1. การประชาสัมพันธ์ปฏิทินที่ระบุเหตุการณ์ต่างๆของบริษัท โดยเฉพาะแผนการประชุมครั้งใหญ่โดยบุคลากรจะสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มลงทะเบียนการเข้าประชุม พร้อมทั้งส่งข้อมูลลงทะเบียนไปยังหน่วยงานที่รับผิดชอบในระบบออนไลน์ได้
2. บุคลากรทำการประมลผลตารางเวลาทำงานตลอดจนรายงานค่าใช้จ่ายด้านสุขภาพและเบี้ยหวัดของแต่ละบุคคลผ่านระบบอินทราเน็ตได้ด้วยตนเอง
3. บุคลากรใช้ระบบบริหารข้อมูลบุคลากรได้ด้วยตนเองผ่านระบบอินทราเน็ต เช่น การเปลี่ยนที่อยู่ การสมัครเข้าโครงการผลประโยชน์ การเปลี่ยนแปลงผลประโยชน์ อันสืบเนื่องการเปลี่ยนสถานภาพการสมรสหรือการมีบุตร ส่วนผู้บริหารใช้ระบบอินทราเน็ตเพื่อแก้ไขข้อมูลการจ่ายผลประโยชน์หรือแผนส่งเสริมการจ่ายผลประโยชน์ใดๆก็ตาม
3. การบริหารทรัพยากรมนุษย์
เป็นการสื่อสารเฉพาะภายในองค์การเท่านั้นการบริหารทรัพยากรมนุษย์จำเป็นต้องสื่อสารกับบุคคลภายนอกองค์การด้วย ตลอดจนองค์การคู่แข่งขันทางธุรกิจ อินเทอร์เน็ต คือ เทคโนโลยีที่ใช้สำหรับการสื่อสารและการประสานงานระหว่างบุคคลภายในและภายนอกองค์การ มีการพัฒนาระบบสารสนเทศบนเว็บ เพื่อรองรับกระบวนการทำงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทางอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะเว็บศูนย์รวมด้านทรัพยากรมนุษย์ที่ใช้เป็นแหล่งประชาสัมพันธ์การรับสมัครงาน บริการว่าจ้างงานออนไลน์ และบริการฝึกอบรมออนไลน์ซึ่งอธิบายแยกหัวข้อ ดังนี้
3.1 การจัดองค์การเสมือนจริง คือ รูปแบบองค์การที่มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพและทันสมัย มีการเชื่อมโยงการติดต่อสื่อสารระหว่างกันไม่ว่าผู้ส่งข่าวสารและผู้รับข่าวสารจะอยู่ ณ ที่แห่งใด
การจัดองค์การเสมือนจริงนิยมใช้กับงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ไม่ว่าบุคลากรจะอยู่ที่ใด ก็สามารถสื่อสารถึงกันได้เสมือนหนึ่งอยู่ในสำนักงานเดียวกัน สามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นซึ่งกันและกันอย่างกว้างขวาง
3.1.1 การประชุมทางไกล คือ ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศซึ่งยินยอมให้กลุ่มบุคคลประชุมกันผ่านโทรศัพท์หรือซอฟแวร์การสื่อสารผ่านกลุ่มอีเมล์ ในเวลาที่ต้องการ
3.1.2 การประชุมผ่านวีดีทัศน์ คือ การประชุมทางไกลที่ผู้ประชุมสามารถเห็นหน้ากันได้ผ่านจอวีดิทัศน์ซึ่งการประชุมแบบนี้นิยมใช้อย่างแพร่หลาย เนื่องจากเป็นการประหยัดเวลาและต้นทุน
3.2 การสรรหาอิเล็กทรอนิกส์ คือ กระบวนการเสาะหา ทดสอบ และตัดสินใจสำหรับการว่าจ้างงานขององค์การผ่านเว็บไซต์บนอินเตอร์เน็ตที่สามารถใช้โปรแกรมค้นหาใบประวัติส่วนตัว ประสบการณ์การศึกษาและการทำงาน มีคุณสมบัติเหมาะกับความต้องการของตำแหน่งงาน อาจมีการใช้เครือข่ายที่กว้างขวางของการสรรหาออนไลน์ที่จะเข้าถึงตัวผู้สมัครจำวนมาก เพื่อนำไปสู่การค้นพบผู้สมัครที่ดีกว่าด้วยต้นทุนด้านการสรรหาที่ต่ำกว่าการสรรหาโดยวิธีปกติ
3.3 เว็บศูนย์รวมด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ คือ มีสารสนเทศจำนวนมากที่สามารถนำมาใช้เป็นข้อเปรียบเทียบด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ในรูปแบบของเว็บศูนย์รวมที่เป็นส่วนตัวขององค์การใดองค์การหนึ่ง
3.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานทางด้านอิเล็กทรอนิกส์ มีหน้าที่ประเมินผู้ใต้บังคับบัญชาโดยบันทึกผลการประเมินลงบนแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ สารสนเทศที่ได้จากการประเมินผลจะสามารถใช้ในงานด้านการตัดสินใจ นอกจากนี้ยังมีงานด้านการทบทวนค่าจ้างซึ่งเกี่ยวเนื่องกับการประเมินผลการปฏิบัติงาน
3.5 การเรียนอิเล็กทรอนิกส์ คือ เทคโนโลยีที่นำมาใช้ในงานด้านการพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากร ต้องมีการวางแผนชั้นเรียนและพัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรมตามความต้องการขององค์การและบุคลากรในองค์การ การเรียนอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นรูปแบบหนึ่งของการเรียนรู้รายบุคคล ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลาย เพื่ออธิบายคำสอนผ่านเทคโนโลยีดิจิทัล โดยอาจทำการพัฒนาคอมพิวเตอร์ช่วยสอนอัจฉริยะหรือการสร้างโปรแกรมการเรียนทางไกล ผ่านเทคโนโลยีการสื่อสารก็ได้ แบ่งได้เป็น 2 รูปแบบ ดังนี้
รูปแบบที่ 1 การสื่อสารแบบประสาเวลา โดยผู้สอนและผู้เรียนจะอยู่ในช่วงเวลาเดียวกันของการสอนและสามารถโต้ตอบกันได้ถึงแม้ว่าจะอยู่กันคนละสถานที่ก็ตาม
รูปแบบที่ 2 การสื่อสารแบบไม่ประสานเวลา โดยผู้สอนและผู้เรียนจะไม่สามารถโต้ตอบกันได้ภายในเวลาหรือสถานที่เดียวกัน
อ้างอิง ผศ. รุจิจันทร์ พิริยะสงวนพงศ์ สารสนเทศทางธุรกิจ ซีเอ็ดยูเคชั่น จำกัด (มหาชน)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น